Wpisz swój adres e-mail, a będziesz dostawać "co nowego w prawosocjalne.pl"

Strona główna »Kadry pomocy społecznej »Archiwum » Z powodu zmian w prawie, jak w chwili obecnej stosować instrukcję kancelaryjną w dokumentacji OPS?

Z powodu zmian w prawie, jak w chwili obecnej stosować instrukcję kancelaryjną w dokumentacji OPS?

Małgorzata Gąsiorek|
2011-02-17 10:49:32

W myśl art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j.: Dz. U. 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:

1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;

2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt. 1.

Zgodnie z powołaną ustawą instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach obsługujących organy państwowe, państwowe jednostki organizacyjne i samorządowe jednostki organizacyjne. Mocą rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu wprowadzona została instrukcja kancelaryjna dla wyżej wymienionych organów. W odniesieniu do gmin i ich jednostek organizacyjnych nie ma takiego przepisu.

Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem, ewidencjonowaniem, przesyłaniem i przechowywaniem dokumentów, których celem jest zapewnienie jednolitego w danej jednostce organizacyjnej sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów powstających w jednostce, a także obiegu, ewidencjonowania, przesyłania i przechowywania dokumentów wpływających do jednostki, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Z tego względu zaleca się wprowadzanie instrukcji kancelaryjnej także w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej.

W toku prac nad zmianami przepisów do kodeksu postępowania administracyjnego podnoszone były głosy nad wprowadzeniem do art. 72 k.p.a. obowiązku prowadzenia metryki sprawy. Jednakże instrukcje kancelaryjne regulują zasady tworzenia dokumentów, o czym mowa wyżej. Rząd jest przeciwny wprowadzeniu metryk dla postępowań administracyjnych. Metryki wydłużyłyby czas podejmowania decyzji – wynika z uzasadnienia do stanowiska przygotowanego w MSWiA (Źródło: Serwis Samorządowy PAP Krzysztof Sobczak - 2010-11-04).

W noweli k.p.a. wchodzącej w życie od 11 kwietnia 2011 r. wynikającej z ustawy z dnia 3 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. Nr 6, poz. 18) nie dokonano na razie wprowadzenia obowiązku prowadzenia metryki sprawy.

W dniu 21 stycznia 2011 r. zostało opublikowane rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. Nr 14, poz. 67) w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych wydane na podstawieustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, które określa instrukcję kancelaryjną, sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwaną dalej „instrukcją archiwalną”, dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy.

W myśl § 7 rozporządzenia – jego przepisy mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r.

To, czy opublikowany akt prawny wpływa na istniejące w OPS-ach instrukcje kancelaryjne, zależy od ich treści i ocena tego przekracza ramy odpowiedzi na pytanie.

 

Zobacz także:

Zasady przyznawania pracownikom socjalnym dodatku do wynagrodzenia w wysokości 250 zł.

Jeśli posiadamy zatwierdzoną przez Archiwum Państwowe instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt, to czy według rozporządzenia mamy stworzyć nowy wykaz akt oraz instrukcję kancelaryjną?

 



Powrót do poprzedniej strony
Korzystamy z plików cookies w celu sprawnej realizacji usług i poprawnego działania strony.
Możesz określić sposób przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce. Więcej informacji znajdziesz tutaj »
X